Artikel

RPA-robotter kickstarter virksomheders digitalisering og forbedrer bundlinjen 

Det er almindelig kendt, at cirka 40 procent af alle arbejdstimer i Danmark kan erstattes med allerede kendt teknologi. Det betyder, at man kan bruge tid på kerneopgaverne, og alt det rutineprægede arbejde kan overlades til software robotter – også kendt som ’Robotics Process Automation (RPA)’. Det ses på bundlinjen for den internationale saml-selv møbelvirksomhed Tvilum, som har brugt RPA som en genvej til store produktivitetsgevinster. Vi har mødt dem efter det første år med software robotter.

Skab en "digital first" tankegang

Der er ofte flere forskellige tilgange til at automatisere. Det vigtigste er at skabe en digital first tankegang og løbende overveje, hvilke former for automatisering der passer ind i den lokale kontekst og til den konkrete proces.

I mange tilfælde kan det være fornuftigt at implementere software robotter (RPA), mens det i andre tilfælde giver bedre mening at kigge på integrationsløsninger, automatiseringskomponenter fra systemleverandørerne, machine learning eller tilsvarende.

“Det er vores anbefaling, at man altid vurderer, hvilken type af automatiseringsteknologi, der passer bedst til den konkrete proces. Herudover skal der naturligvis vurderes på omkostningerne forbundet med de forskellige teknologiske alternativer, risici og hvor hurtigt der kan implementeres,” Partner i Nordic RPA Peter Sønderlyng.

Boost virksomhedens digitale transformation

I dag behøver man ikke udskifte sit ERP-system for at booste virksomhedens digitale transformation – tværtimod... Frem for den traditionelle ERP-revolution kan man i stedet ”aflive” de manuelle arbejdsprocesser med RPA og integrere virksomhedens forskellige softwareløsninger lige fra indtastning af ordrer til bestilling af varer og opdatering af stamdata med videre.

“Det er vores oplevelse, at den succesfulde implementering af software robotter skaber et organisatorisk digitalt mindset. Hver proces, der “robotificeres”, er små projekter, som løbende kommer i drift, hvilket sikrer, at digitaliseringen understøtter virksomhedens konkrete behov og samtidig kan forretningen følge med. Der kan desuden ske en hurtig adoption i forhold til ændringer i processen eksempelvis på grund af kundernes behov,” siger partner i Nordic RPA Peter Sønderlyng. 

Denne rejse kan skabe grundlaget for en eventuelt senere udskiftning af virksomhedens kernesystem (ERP). Typisk reduceres ERP-projektet med 70-80 % igennem denne RPA- systematisering, blandt andet fordi processerne bliver digitaliserede, og fordi det sikrer, at der foregår en løbende opdatering af stamdata.

Selvom man på kort tid kan træne en software robot til en konkret proces (kan måles i timer eller dage), så er RPA en rejse, som kræver både ressourcer og en langsigtet strategi, der er forankret i topledelsen, før det for alvor bliver en succes. 

Tvilum høster store gevinster med RPA

Det har den internationale saml-selv møbelvirksomhed Tvilum lært, efter den for et år siden begyndte at implementere software robotter til at varetage dele af virksomhedens drift.

“Virksomheder skal gøre sig klart, at man skal have dedikerede interne ressourcer, for at RPA bliver en succes. Man skal være åben for at lære og være klar over, at det ikke kommer af sig selv. Men når man først er kommet ordentligt i gang, går det rigtig stærkt. Vi har et år efter nået et niveau, hvor vi kan arbejde internt med RPA, og har det første år arbejdet med processer i salg, shipping og er for nyligt startet med produktion,” fortæller CI Manager ved Tvilum, Jacob Bonde Larsen. 

Fra pilot til automatisering i stor skala   

Tvilum startede for et år siden med at undersøge muligheden for at implementere software robotter med et pilotprojekt. Her udvalgte virksomhedens ledelse i samarbejde med NORDIC RPA en nøje udvalgt proces at teste teknologien af på, og lagde derefter en plan for, hvordan software robotter på sigt kunne udbredes i hele virksomheden. 

I dag varetages mange forskellige processer på tværs af Tvilums afdelinger af software robotter, fortæller CI Manager, Jacob Bonde Larsen. Det gælder blandt andet: 

Ordreprocesser (Salg)

“Vi behandler mange af vores kundeordre med software robotter, som typisk er de kunder, der ikke har mulighed for at lave en EDI-integration. Mange af de processer, vi automatiserer, kan gøres med andre metoder end RPA, men vi bruger ofte RPA, fordi det er hurtigere og billigere end alternativerne, som oftest er manuel arbejdskraft.”

Fakturabehandling (Shipping)

“Vi oplever sjældent fejl på fragt fakturaer, da 95% er korrekte. Problemet er dog, at vi før i tiden skulle kontrollere alle fakturaer for at finde de 5%, der var fejl i. I disse processer har robotten gjort en stor forskel i forhold til tid, men også fjernet en særdeles triviel arbejdsopgave for en højt kvalificeret kollega.”   

Leveringsbekræftelse (Shipping)

“Mange af vores kunder vil gerne have, at vi går ind på deres hjemmeside for at bekræfte levering – nogle gange skal vi sætte flere 100 flueben, og det gør software robotterne nu automatisk.” 

Drift monitorering (Produktion): 

“Vores mange produktionsmaskiner skal løbende aflæses for drift-data, og det er et stort arbejde at samle disse informationer. Det gøres nu ved hjælp af RPA, og ud over tidsbesparelsen, sikrer vi, at maskinerne bliver vedligeholdt rettidigt.”

Det faktum, at Tvilum har brugt de nødvendige ressourcer på at lægge en plan for deres RPA-transformation, som også er forankret i topledelsen, kan tydeligt ses på bundlinjen bare et år efter. 

“Vi sparer cirka 600 timer per måned. Vi har bevidst startet med at arbejde med de processer, som er en god business case. Dette kombinerer vi med at bruge software robotter i de afdelinger, som vi ved, er præget af stor travlhed. På den måde slår vi to fluer med et smæk,” fortæller CI Manager Jacob Bonde Larsen. 

Det er ikke kun en øget effektivitet, som Tvilum har fået ud af at implementere software robotter. For også kvaliteten i de manuelle opgaver har fået et løft, fortæller Jacob Bonde Larsen: 

“Ud over øget produktivitet har vi opnået mærkbare kvalitetsforbedringer, som er en stor sidegevinst. Det skyldes, at vi ikke laver forglemmelser eller tastefejl, når vi bruger software robotter. Dette ses eksempelvis i vores fragt fakturakontrol, hvor vores software robotter fanger flere fejl-faktureringer end tidligere.” 

Vejen til at blive selvkørende

Tvilum er et eksempel på en af de virksomheder, som er kommet godt i gang med deres RPA-transformation. Den succesfulde start skyldes blandt andet, at projektet har været forankret i topledelsen med en langsigtet strategi. Men ikke alle virksomheder formår at implementere software robotter med samme succes som Tvilum.

Konsulenthuset PWC har udgivet en rapport, som viser, at det ofte tager virksomheder længere tid at komme i gang med software robotter end forventet. Det skyldes, at virksomhederne undervurderer de kompetencer, som et RPA-projekt i fuld skala kræver. 

Problemet er ofte, at de fleste virksomheder foretrækker at bruge interne kompetencer til projektet, men der er mangel på RPA-specialister på markedet lige nu, og derfor kan de nødvendige ressourcer til projektet sjældent findes internt. 

Det samme problem havde Tvilum, da virksomheden havde besluttet at starte sin transformation. Måden, man imødekom problemet, var ved at hive eksterne RPA-specialister ind, der kunne tage styringen i projektets første faser herunder piloten. Samtidig tog de eksterne konsulenter Tvilums interne medarbejdere i hånden under forløbet, så der i løbet af projektet skete en videns-overlevering. 

“Tidshorisonten for implementeringen af den første robot gik egentlig ret hurtigt. Vi fik hurtigt identificeret relevante arbejdsgange, og vi var faktisk i gang med den første proces efter en uges tid,” siger Shipping Manager hos Tvilum Peter Johansen. 

“Vi ønsker helt klart at fortsætte transformationen, og der er masser at arbejde med endnu. Med de processer, vi har i pipeline, er der plads til at bruge endnu flere udviklere, så vi kan automatisere flere manuelle og trivielle processer for medarbejderne. Vi er lige startet med vores administrative produktionsprocesser, og det kommer vi til at fortsætte med, da vi her ser et stort potentiale specielt i forhold til planlægning,” siger Tvilums CI Manager, Jacob Bonde Larsen. 

Arbejde, der skaber værdi 

Tvilums succes med at inddrage de interne medarbejdere i transformationen har haft flere positive sidegevinster. 

For det første; I takt med at software robotterne bliver spredt ud i alle afkroge af virksomheden, er der langsomt begyndt at opstå en medarbejderdreven innovation, hvor de ansatte selv kommer med input til, hvad den næste proces, der skal automatiseres, skal være. 

En anden positiv sidegevinst har været, at medarbejderne generelt har fået frigivet en masse tid fra de manuelle tasteopgaver. Det har givet dem tid til at fokusere på mere spændende arbejdsopgaver, som kræver overblik, analytisk sans og menneskelig kontakt - eksempelvis forretningsudvikling. 

“Vores motivation for at kigge på RPA har for det første været at reducere omkostninger ved at få robotter til at lave det manuelle arbejde. Samtidig udfører robotterne trivielt arbejde, der jo ikke ligefrem øger medarbejdernes motivation,” siger Continuous Improvement Director hos Tvilum, Per S. Larsen.

Når software robotterne frigiver medarbejderne tid til at udføre noget af det værdifulde udviklings- og opfølgningsarbejde, som de ikke før havde ressourcer til, fordi de var presset af en stor backlog af driftsopgaver, er det samtidig til stor gavn for Tvilum. For nu kan virksomheden udnytte sine højt kvalificerede medarbejderes evner der, hvor de skaber mest værdi for virksomheden. 

“Den største værdi ved RPA er, at man kan fjerne en masse af det ikke-værdiskabende arbejde i de administrative processer. Der går masser tid med at taste på en computer og sådan noget, som kunden egentlig ikke er interesserede i at betale for. De er interesserede i den service, og det produkt, som vi leverer til dem, og der har vi fjernet meget af spildtiden ved at bruge RPA,” siger Jacob Bonde Larsen. 

7 trins guide - Sådan kommer du i gang med RPA Lyder RPA som noget for dig, men er i tvivl om hvordan du implementerer robotteknologien i din virksomhed? Hent vores gratis guide her der hjælper dig igennem processen fra start til slut.