Artikel

Software robotter som virtuel kollega øger medarbejdertilfredsheden

Software robotter som kollega øger medarbejdernes tilfredshed med deres arbejde. Samtidig udnytter virksomheden sin højt kvalificerede arbejdskraft til at skabe værdi i stedet for at spilde den på gentagne driftsopgaver.

I takt med at vores samfund hele tiden bliver mere digitaliseret har mennesker i de fleste brancher nok på et eller andet tidspunkt spurgt sig selv; Vil en robot kunne overtage mit arbejde? 

Nej, er det korte svar. Robotterne ‘overtager’ blot de kedelige og trivielle driftsopgaver, som mange medarbejdere er overkvalificerede til at løse. Faktisk øger virtuelle kollegaer de ansattes tilfredshed med deres arbejde, fordi gentagne driftsopgaver ikke skaber nogen arbejdsglæde, viser flere undersøgelser.

“Erfaringen viser, at når de rutineprægede opgaver bliver overladt til software robotter, så efterlades medarbejderen med mere værdiskabende opgaver, som typisk kræver kreativitet, analytisk sans og overblik. Denne type opgaver øger medarbejdertilfredsheden og motivationen signifikant. Det betyder, at virksomheder kan bruge deres medarbejderes talenter bedre, tilbyde mere attraktive jobs og holde på deres nuværende ansatte, som vil være mere engagerede og motiverede,” siger partner i Nordic RPA, Peter Sønderlyng. 

Robotic Process Automation (RPA), som software robotterne også kaldes, er trænet i at udføre en helt bestemt triviel arbejdsopgave. Det kan eksempelvis være stamdatavalidering, kontrol af fakturaer eller ordreindtastning. Opgaverne har det tilfælles, at de er ‘regelbaserede’. Det vil sige gentagne opgaver, som skal udføres med en vis frekvens på samme måde hver gang.

Sådanne tasteopgaver havde medarbejderne i den internationale saml selv møbelvirksomhed Tvilum rigtig mange af, inden de implementerede software robotter. Det er processer, som medarbejderne i dag er glade for, er blevet overladt til virtuelle kollegaer.   

“Det har været nemt for vores medarbejdere at acceptere software robotterne. Det skyldes at de ser software robotterne som en kollega, der tager de kedelige arbejdsopgaver, og hertil tager højde for de medarbejdere, der i forvejen har travlt. På den måde er software robotter en kærkommen medhjælper for dem. Faktisk ser vi, at jo flere processer, vi robotificerer, desto flere nye ideer kommer der ind fra medarbejderne,” siger CI Manager hos Tvilum, Jacob Bonde Larsen.

RPA skabte værdi for shipping- og logistikvirksomhed

Et andet eksempel på en virksomhed, hvor medarbejdere har fået assistance af software robotter til at vedligeholde driften, er den danske logistik- og shippingvirksomhed Unifeeder, som varetager forsyningskæden og logistikken bag fragt af container i hele Europa. 

Der findes rigtig mange administrative driftsopgaver i containerfragt blandt andet kontrol af vægt, booking af fragt, ordreindtastning, databehandling og monitorering og registrering af skibenes aktivitet, hvoraf Unifeeder i dag bruger software robotter til automatisk at varetage mange af processerne. 

“I Unifeeder bliver omkring 40 processer varetaget af software robotter, som kører rundt i loops, og det skaber værdi for alle virksomhedens afdelinger på tværs af geografi. Virksomheder får generelt mest ud af at implementere software robotter, hvis projektet er bredt forankret i hele organisationen ligesom det er blevet i Unifeeder, for så skaber det værdi over hele virksomheden,” siger tidligere Senior Process Consultant i Unifeeder, Peter Bøtcher Jensen. 

En af de mange processer, som Unifeeder i dag bruger software robotter til, er registrering af skibenes ankomst i Hamborg og Rotterdam. Når et skib lægger til havn, er det en software robot, som indberetter, at skibet er på vej, hvem der er om bord, hvor mange containere, det har med, hvilken type last, og hvilken terminal skibet skal kalde. 

Processerne handler altså i høj grad om at flytte og registrere data, og efter disse processer blev overtaget software robotter, bliver de automatisk udført i døgndrift. Det frigav tid til, at Unifeeders medarbejdere kunne fokusere på at lave opfølgnings- og udviklingsarbejde, som de før implementeringen ikke havde ressourcer til. 

“Efter implementeringen kunne Unifeeders medarbejdere bruge mere tid på at udvikle og optimere driften til gavn deres kunder. Det kunne pludselig lade sig gøre, fordi software robotterne tog toppen af de mange driftsopgaver,” siger Peter Bøtcher Jensen. 

Implementeringen af software robotter var altså både til gavn for Unifeeders forretning, men også medarbejdernes arbejdsglæde. For efter implementeringen udførte medarbejdere i højere grad opgaver, som svarede til deres uddannelse, og som samtidig var udfordrende og udviklede deres professionelle kompetencer. 

“Højt kvalificerede medarbejder vil hellere bruge sin tid på at forretningsudvikle, løse problemer eller lave vurderinger, i stedet at lave forholdsvist simple indtastninger, som det eksempelvis er at taste en ordrer eller ankomst ind i et system. Software robotter sikrer, at medarbejdere udnytter deres højt specialiserede evner bedst muligt til gavn for dem selv og den virksomhed, de arbejder for,” siger Peter Bøtcher Jensen. 

Software robotter giver interne og eksterne gevinster 

Det fornyede overskud, som medarbejdere oplever ved at få RPA-robotter som kollega, er altså ikke kun for medarbejdernes egen skyld. Software robotterne påvirker alle afkroge af virksomheden positivt, bekræfter en rapport foretaget af forsknings- og konsulenthuset Forrester.  

“Fordelene ved RPA som virksomhederne rapporterer inkluderer øget effektivitet (86%), dybere indsigt i kunder (67%), forbedret kundeservice (57%), og øget medarbejder engagement (57%),” står der i rapportens konklusion. 

RPA har altså ifølge undersøgelsen en række fordele, som kan opdeles i interne og eksterne gevinster for virksomheden. Blandt de interne gevinster finder vi som nævnt en øget medarbejdertilfredshed og engagement, som er resultatet af de mere spændende og varierede arbejdsopgaver. Men blandt de interne gevinster finder vi også en markant stigning i virksomheders gennemsnitlige effektivitet.

Det er især virksomheder, som i forvejen er presset af en stor backlog af opgaver, der hurtigt oplever en stor effektivitetsforbedring. Samtidig får medarbejderne i disse virksomheder tid til at prioritere noget af det vigtige opfølgnings- og udviklingsarbejde, som de ellers ikke havde tid til i hverdagen, fordi de har været for presset af driftsopgaver. Eksempelvis at forbedre stamdata, tage fat i kunder, forretningsudvikle eller på en anden måde yde en værdidrevet indsats.

Disse interne gevinster er ikke til at diskutere, bekræfter en rapport fra konsulenthuset Deloitte. Rapporten viser, at en investering i software robotter i gennemsnit tilbagebetaler sig selv (ROI) på under tolv måneder på grund af øget effektivitet. 

Men udover de klare interne gevinster giver software robotter også virksomheder en række mindre åbenlyse eksterne gevinster som eksempelvis en dybere indsigt i kunder og forbedret kundeservice. 

“Software robotter skaber ikke kun intern værdi, det er også en ekstern værdi for virksomhedens kunder. Når en robot opretter en ordre, får kunderne hurtigere svar og hurtigere levering. Så i sidste ende er mange af de processer, vi laver, med til at forbedre slutbrugeroplevelsen hos virksomheders kunder,” siger seniorkonsulent ved Nordic RPA, Markus Sisseck. 

Der er sammenhæng mellem de eksterne og interne gevinster, som RPA giver en virksomhed. Det er nemmest at måle på de interne effekter, fordi sparede omkostninger og øgede produktivitet kan gøres op i kroner og ører. Men man bør altså se på helhedsbilledet, fortæller seniorkonsulent ved Nordic RPA, Markus Sisseck:

“Virksomheder bør engang imellem kigge ud over omkostningsreduktion og spørge sig selv, hvad er værdien af forbedret stamdata, kundetilfredshed og medarbejdertilfredshed. Det er elementer, som RPA beviseligt går ind og forbedrer, men som er svære at medregne i sin businesscase.”

Mennesker i centrum, ikke robotter 

Princippet bag software robotter er, at de automatiserer gentagne arbejdsopgaver, så mennesker ikke behøver at bruge deres tid på dem. 

Dette handler som nævnt ikke om at erstatte medarbejdernes funktion i virksomheden. Det er derimod et middel til at sætte medarbejderen i centrum for den indsats, som skaber værdi og danner grundlaget for virksomhedens fremtid. 

HR er et eksempel, hvor medarbejdertilfredsheden bliver øget af at få assistance af virtuelle kollegaer. Det viser en rapport fra software virksomheden UiPath, der har udviklet verdens førende platform til skabelsen af software robotter.

"De nye teknologier (RPA) øger HR's kapacitet til at fokusere mere på erfaringerne fra deres kandidater og medarbejdere og gøre selve arbejdspladsen mere menneskelig-centreret," står der i rapporten. 

At HR får mere tid til at fokusere på arbejdspladsens medarbejdere skyldes, at software robotterne kan erstatte mange administrative processer i afdelingen som eksempelvis oprettelsen af kontrakter, evaluering af indsatser, udfyldelse af standardiserede formularer, skabelse og afsendelse af mails osv. Dette giver HR mere tid til at målrette deres indsats mod virksomhedens menneskelige ressourcer og dermed skabe en bedre arbejdsplads for de ansatte. 

”Der er en enorm automatiserings-mulighed i de underliggende aspekter af at køre en HR-funktion. Den reelle mulighed, dette skaber, er at hæve folk i HR-teamet til at tilbringe mere tid med mennesker i virksomheden, drive talentudvikling og skabe en bedre medarbejder-oplevelse,” siger Head of People ved UiPath, Mandy Sebel.

7 trins guide - Sådan kommer du i gang med RPA Lyder RPA som noget for dig, men er i tvivl om hvordan du implementerer robotteknologien i din virksomhed? Hent vores gratis guide her der hjælper dig igennem processen fra start til slut.